Dua Mahasiswi Universitas Dumai (Unidum), Nadhira Ganitri dan Dhiva Tiara Ananda berhasil meluncurkan sistem berbasis web melalui penciptaan program Sistem Informasi Manajemen Payroll dan Inventory (SIMPAY) dalam rangka digitalisasi administrasi di lingkungan Pengadilan Negeri (PN) Kelas IA Dumai. Sistem ini tidak hanya menjadi hasil karya akademik, tetapi juga memberikan solusi terhadap permasalahan administrasi yang kerap terjadi.
KEBERHASILAN Nadhira Ganitri dan Dhiva Tiara Ananda dalam menciptakan SIMPAY menjadi salah satu bukti komitmen Universitas Dumai dalam menghasilkan lulusan yang tidak hanya memiliki kompetensi akademik, tetapi juga mampu menciptakan inovasi yang memberikan dampak nyata bagi masyarakat.
Penciptaan SIMPAY bagian dari kegiatan pengabdian yang mengusung judul "Implementasi Sistem Informasi Layanan Internal Berbasis Web pada Kantor Pengadilan Negeri Dumai Kelas IA" di bawah bimbingan Putri Yunita, M.Kom selaku Pembimbing I dan Firman Tawakal, S.T., M.Kom selaku Pembimbing II.
SIMPAY dirancang sebagai sistem informasi terpadu yang menggabungkan dua layanan administrasi penting di lingkungan Pengadilan Negeri Dumai Kelas IA, yakni pengelolaan administrasi potongan gaji internal beserta layanan slip gaji digital dan manajemen inventory melalui sistem permintaan Alat Tulis Kantor (ATK).
Kehadiran sistem ini menjadi salah satu upaya pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung proses administrasi yang lebih cepat, akurat, transparan, dan terdokumentasi secara digital.
Pada modul Payroll, Nadhira Ganitri menciptakan sistem yang berfokus pada pengelolaan administrasi potongan gaji internal serta penyediaan slip gaji digital bagi pegawai Pengadilan Negeri Dumai Kelas IA.
Sebelumnya proses pengelolaan potongan gaji internal masih dilakukan menggunakan Microsoft Excel pada setiap periode penggajian. Setelah data potongan diolah, slip gaji disusun dan dicetak untuk didistribusikan kepada masing-masing pegawai.
Proses tersebut masih memiliki beberapa keterbatasan, di antaranya potensi kesalahan dalam penginputan data, waktu penyusunan slip gaji yang relatif lebih lama, serta proses pengarsipan yang masih dilakukan dalam bentuk dokumen fisik.
Melalui sistem yang diciptakan, administrator dapat mengelola data potongan gaji internal secara lebih sistematis sesuai dengan ketentuan yang berlaku di lingkungan instansi.
Sistem mampu mengolah data potongan gaji internal dan menghasilkan slip gaji secara otomatis berdasarkan data yang telah diinput administrator, serta menyimpan seluruh data dalam bentuk digital guna memudahkan proses administrasi dan pengarsipan.
Selain itu, setiap pegawai dapat mengakses dan mengunduh slip gaji secara mandiri melalui sistem kapan dibutuhkan tanpa harus menunggu pembagian dokumen cetak. Dengan demikian, proses administrasi penggajian internal diharapkan menjadi lebih efektif, efisien, aman, dan terorganisir.
Sementara pada modul Inventory, Dhiva Tiara Ananda menciptakan sistem informasi yang mengelola proses permintaan Alat Tulis Kantor (ATK).
Sebelum adanya sistem ini, proses permintaan ATK masih dilakukan secara manual melalui formulir dan pencatatan tertulis yang sering mengakibatkan keterlambatan proses pengajuan, kesalahan pencatatan, serta kesulitan dalam penyusunan laporan penggunaan ATK.
Melalui SIMPAY, seluruh proses permintaan ATK dapat dilakukan secara terkomputerisasi, mulai dari pengajuan permintaan oleh pegawai, proses persetujuan oleh pihak yang berwenang, pengelolaan stok barang, hingga penyusunan laporan penggunaan ATK secara otomatis. Sistem juga menyediakan riwayat permintaan sehingga proses monitoring menjadi lebih mudah, transparan, dan akuntabel.
" Kami berharap melalui sinergi antara perguruan tinggi dan instansi pemerintah mampu melahirkan semakin banyak solusi digital yang dapat mendukung peningkatan kualitas pelayanan publik di era transformasi digital," ujar Nadhira dan Dhiva.
Penciptaan SIMPAY merupakan bentuk nyata penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi yang diperoleh mahasiswa selama masa perkuliahan. Sistem ini tidak hanya menjadi hasil karya akademik, tetapi juga memberikan solusi terhadap permasalahan administrasi yang dihadapi oleh mitra, sehingga diharapkan mampu meningkatkan kualitas pelayanan internal di lingkungan Pengadilan Negeri Dumai Kelas IA.
Pembimbing I, Putri Yunita, M.Kom, menyampaikan karya yang dihasilkan merupakan bukti bahwa pembelajaran di perguruan tinggi mampu melahirkan inovasi yang memberikan manfaat langsung bagi masyarakat dan instansi pemerintah.
" SIMPAY merupakan hasil karya mahasiswa yang mampu menerapkan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan menjadi sebuah solusi nyata bagi instansi. Kami berharap sistem ini dapat dimanfaatkan secara optimal untuk mendukung peningkatan pelayanan administrasi di Pengadilan Negeri Dumai Kelas IA," ujarnya.
Hal senada disampaikan Pembimbing II, Firman Tawakal, S.T., M.Kom, yang menjelaskan pemanfaatan teknologi informasi menjadi salah satu langkah strategis dalam mendukung modernisasi tata kelola administrasi pemerintahan.
" Dalam menghadirkan inovasi yang memberikan manfaat bagi instansi sekaligus mendukung transformasi digital, tidak hanya memerlukan teknologi tetapi juga sumber daya manusia yang mampu menciptakan solusi sesuai kebutuhan pengguna. Melalui SIMPAY, mahasiswa telah menunjukkan kemampuannya peningkatan kualitas pelayanan administrasi," papar Firman Tawakkal.
Keberhasilan Nadhira Ganitri dan Dhiva Tiara Ananda dalam menciptakan SIMPAY menjadi salah satu bukti komitmen Universitas Dumai dalam menghasilkan lulusan yang tidak hanya memiliki kompetensi akademik, tetapi juga mampu menciptakan inovasi yang memberikan dampak nyata bagi masyarakat.(*)
Administrator 
